The Opportunity

Der Office Operations Manager trägt zum Gesamterfolg des Unternehmens bei, indem ​sie / er die folgenden Abteilungen effektiv ​begleitet und unterstützt: Operation, HR und Finance.

Your mission

Operations Management

• Organisation und Abwicklung von administrativen Aufgaben für Management / Team (z.B. Planung und Koordination von Terminen/Dienstreisen, Veranstaltungsplanung, Zusammenstellen von Unterlagen, Dokumentation, Bestellwesen).
• Verwaltung der Verträge mit unseren Dienstleistern als erste Ansprechperson (z.B. für Laufzeitenkontrolle, Vertragsänderungen und Kündigungen).
• Betreuung unserer Software (z.B. die Recherche und das Aufsetzen neuer Anwendungen, Administratorenverwaltung, Kommunikation mit dem Support).

HR-Management

• Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften.
• Unterstützung im Bewerbermanagement (z.B. Terminkoordination, Mitauswahl von Bewerbern, Aufsetzen von Arbeitsverträgen).
• Unterstützung in der Einarbeitung von Mitarbeitern.
• Führung der Personalakten.
• Erstellung von Dokumenten für unsere Mitarbeiter/innen (z.B. Zeugnisse, Bescheinigungen u.ä.) im ersten Entwurf.
• Ansprechpartner für alle beteiligten Stakeholder wie Management, externer Lohn- und Gehaltsbuchhalter, potenzielle Kandidaten und Mitarbeiter.

Finance

• Verantwortlich für die Überprüfung von Eingangsrechnungen und die Einleitung der entsprechenden Zahlungen.
• Überwachung, Verwaltung und Abstimmung von Bankkonten und Kontrolle von Transaktionen.
• Übernahme und Überprüfung der monatlichen Buchhaltung in Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater.
• Erstellung und Versendung von Ausgangsrechnungen.
• Mitarbeit bei der jährlichen Erstellung und Prüfungen von Jahresabschlüssen und Berichten.
• Kostenkontrolle und Aufdeckung von Einsparpotentialen.
• Ansprechpartner für alle beteiligten Stakeholder im Finanzbereich wie Management, Steuerberater, externer Buchhalter, Wirtschaftsprüfer.

Your profile

• Bachelor-Abschluss in HR, Finance oder Economics.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion.
• Anwesenheit in unserem Office und Gestaltung der Arbeitsatmosphäre.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Anwendungen, besonders sehr gute Excel Kenntnisse.
• Versierte Kenntnisse in Buchhaltungssoftware, bevorzugt Datev.
• Flexible Arbeitseinstellung und Leistungsbereitschaft.
• Selbstständige Arbeitsweise und Prioritätensetzung.
• Die Fähigkeit, sich selbständig in neue Themen einzuarbeiten.
• Freundliche und aufgeschlossene Persönlichkeit.

We offer

• Einen Arbeitsplatz im Zentrum von Frankfurt.
• Flache Hierarchien in einem flexiblen Arbeitsumfeld.
• Die Möglichkeit gestalterisch das Wachstum unseres Unternehmens zu begleiten.
• Eine sehr gute Entwicklungsmöglichkeit.
• Ein wettbewerbsfähiges, branchenübliches Gehalt.
• Ein dynamisches Team mit unterschiedlichen fachlichen Hintergründen.

About us

tectrex aims to revolutionize institutional real estate investment and trading. With tectrex, RTX 21 GmbH, founded by David Ziper, Kay Hofmann, and Johannes Lucas, and 360X AG, the new digital endeavor backed by Deutsche Börse AG and Commerzbank AG, have teamed up to drive real estate tokenization and trading, starting services primarily for institutional investors.
               
The company will offer a holistic ecosystem for standardized digital securitization of institutional real estate investments. Forming a joint liquidity pool with 360X, tectrex will provide adjacent offerings such market data, analysis tools and KPIs. The tectrex platform will integrate all features necessary for secure and diligent digital real estate investments within a fully compliant and regulated set up.